Cut off time là một thuật ngữ rất quen thuộc với những người trong ngành logistics và xuất nhập khẩu. Cut off time có vai trò quan trọng, giúp quy trình xuất nhập hàng trên tàu diễn ra hiệu quả hơn. Vậy, cut off time là gì? Cùng tìm hiểu trong bài viết ngày hôm nay nhé!
1. Cut off time là gì?
Cut off time hay còn được gọi là closing time, là thời hạn mà hãng tàu đặt ra để các chủ hàng giao hàng tại cảng để được bốc xếp lên tàu.
Nếu trong công việc có deadline thì trong ngành logistics, cut off time được coi là deadline giao hàng. Việc đặt ra cut off time nhằm giúp hãng tàu đưa ra lịch trình khởi hành cụ thể cho tàu và hàng. Theo đó, các chủ hàng phải thanh lý container cho tàu trước cut off time được ghi chú trong phiếu booking.
2. Những bên liên quan
Như đã nói, cut off time giúp chủ tàu nhất quán về thời gian thanh lý container của chủ hàng, vậy nên những chủ thể liên quan đến cut off time bao gồm:
- Người bán (shipper, người xuất khẩu): Nếu chủ hàng không tuân thủ theo cut off time, những rủi ro như hàng bị đổi chuyến sẽ do người bán chịu trách nhiệm đầu tiên.
- Người mua (consignee, người nhập khẩu): Nếu quá thời hạn thanh lý container, thời điểm giao hàng cũng sẽ bị thay đổi. Điều này cũng ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, kinh doanh của người mua.
- Cơ quan hải quan: Chủ hàng sẽ làm việc trực tiếp với hải quan để thông quan hàng hóa trước thời điểm cut off time. Vì vậy, hải quan cũng là một bên liên quan.
- Đại lý vận chuyển: Các công ty forwarder cũng là bên liên quan đến cut off time, nắm được thời điểm cắt máng, forwarder sẽ lên kế hoạch để giao hàng tại cảng giúp hàng hóa được đưa lên tàu an toàn và đảm bảo lộ trình vận chuyển hàng đúng theo như kế hoạch đã đề ra.
- Các công ty bảo hiểm: Như đã đề cập, cut off time giúp chủ hàng tránh được những rủi ro như hàng rớt tàu. Nếu trong trường hợp hàng rớt thì các công ty bảo hiểm sẽ chịu trách nhiệm.
Xem thêm: Dịch vụ vận chuyển hàng đường biển
3. Phân loại cut off time
Trong phiếu booking của hãng tàu phát hành, có các loại Cut off time khác nhau mà người book tàu cần lưu ý. Tránh những sự cố trễ hạn. Các loại cut off bao gồm:
3.1 Cut off S/I
S/I là viết tắt của Shipping Instruction. Đây là chứng từ mà chủ hàng sẽ phải gửi cho hãng tàu để hãng tàu phát hành vận đơn. Nếu không gửi trước thời gian cut off, vận đơn sẽ không được phát hành kịp và có nguy cơ cao hàng hóa sẽ không được bốc xếp lên tàu.
3.2 Cut off Doc ( Cut off Draft B/L)
Đây là thời hạn mà chủ hàng phải xác nhận lại các thông tin trên B/L với hãng tàu. Nếu quá thời hạn mà shipper không xác nhận thì hãng tàu sẽ dùng những thông tin trên S/I để phát hành vận đơn. Khi đó, nếu cần chỉnh sửa thông tin thì bên chủ hàng sẽ phải mất một khoản phí.
3.3 Cut off bãi container (C/Y)
Cut off C/Y là thời hạn mà chủ hàng phải đưa hàng đến giao tại bãi. Nhân viên Ops sẽ có trách nhiệm đảm bảo hàng được giao tại bãi, thanh lý tờ khai và chốt sổ tàu. Nếu việc này chậm trễ, rất có thể hàng sẽ không được bốc lên tàu mà chuyển sang chuyến khác.
4. Cần làm gì khi trễ cut off time
Trên thực tế, vì rất nhiều lý do mà shipper hay forwarder không tuân thủ thời gian cut off. Do đó, nếu rơi vào tình huống này, hãy tham khảo những cách giải quyết sau đây:
- Tạo mối quan hệ với hãng tàu: việc có mối quan hệ thật tốt với hãng tàu rất quan trọng. Khi bị trễ cut off time, nếu quan hệ tốt thì chủ hàng hoặc forwarder có thể xin hãng tàu linh động gia hạn thời gian cut off.
- Tiến hành các thủ tục cần thiết để chốt sổ tàu: Shipper cần nộp đơn lùi cut off time cho bộ phận terminal ở cảng. Lưu ý đơn phải có đóng dấu của hãng tàu. Nếu thuận lợi, hàng sẽ được chốt vào sổ tàu và tiến hành bốc lên tàu.
Xem thêm: Dịch vụ khai hải quan trọn gói Alphatrans
Trên đây là những lưu ý về cut off time. Việc tuân thủ cut off time sẽ giúp các doanh nghiệp tránh những rủi ro không đáng có về thời gian giao hàng. Do đó, khi nhận phiếu booking tàu, hãy để ý thật kỹ đến cut off time và lên kế hoạch theo thời hạn đó. Hy vọng bài viết đã giúp các bạn có thêm những kiến thức bổ ích trong ngành. Chúc các bạn làm việc vui vẻ!
