Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Các chứng từ trong xuất nhập khẩu

Trong thương mại quốc tế, để xuất hay nhập một lô hàng nào đó, các doanh nghiệp cần phải xuất trình bộ chứng từ xuất nhập khẩu để hải quan kiểm tra và tiến hành thông quan cho lô hàng. Vậy, bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là những giấy tờ chứa thông tin về hàng hóa, hợp đồng buôn bán, vận chuyển, phương thức thanh toán, bảo hiểm,...mà bên mua và bán đã thỏa thuận và ký hợp đồng. Theo đó, khi xảy ra tranh chấp, văn bản trong bộ chứng từ sẽ được lấy làm bằng chứng.

2. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu có những gì?

Nhìn chung, bộ chứng từ hàng xuất và hàng nhập có những điểm tương đồng. Tuy nhiên trong một vài trường hợp, hải quan sẽ yêu cầu những chứng từ đặc biệt đối với một vài mặt hàng lạ. Sau đây là các chứng từ thường có:

2.1 Hợp đồng thương mại

Hợp đồng thương mại quốc tế (Sales contract) là văn bản mà bên mua ( nhập khẩu) và bên bán ( xuất khẩu ) đã thỏa thuận với nhau những điều khoản về hàng hóa, điều kiện giao hàng, giá cả, phương thức thanh toán quốc tế. Cụ thể, nội dung của hợp đồng gồm những thông tin sau:

• Tên hàng hóa
• Số lượng hàng hóa
• Chất lượng hàng hóa
• Phương thức thanh toán quốc tế
• Giá bán hàng hóa
• Địa điểm, thời gian giao hàng

Các loại giấy tờ này sẽ được bên cung cấp dịch vụ khai hải quan yêu cầu thi thông quan hàng hóa

Khi xảy ra tranh chấp, các điều khoản trong hợp đồng thương mại sẽ được dùng để làm bằng chứng để giải quyết tại Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam, Phòng Thương mại và Công Nghiệp Việt Nam.

2.2 Vận đơn (B/L)

Vận đơn (Bill of Lading) là loại chứng từ mà hãng tàu hay forwarder phát hành để xác nhận rằng hàng hóa đã được bốc lên phương tiện vận chuyển. Vận đơn do hãng tàu, hãng máy bay phát hành được gọi là MBL (Master Bill of Lading). Trong khi đó, vận đơn do các công ty forwarder phát hành được gọi là HBL (House Bill of Lading).

Sự khác nhau cơ bản của HBL và MBL nằm ở người phát hành vận đơn. Nếu chủ hàng đặt booking trực tiếp từ hãng tàu, chủ hàng sẽ nhận được MBL từ hãng tàu. Tuy nhiên, nếu chủ hàng đặt booking thông qua forwarder, forwarder sẽ phát hành HBL cho chủ hàng.

Để chỉnh sửa vận đơn, HBL sẽ dễ dàng sửa hơn do đây là vận đơn do forwarder cấp. Ngược lại, MBL sẽ rất khó để sửa và có thể mất thêm phí. Tuy nhiên, HBL cũng được đánh giá là rủi ro cao hơn so với MBL. Bởi vì khi xảy ra tranh chấp, các công ty forwarder vừa và nhỏ rất dễ chối bỏ trách nhiệm, trong khi uy tín của hãng tàu luôn được đảm bảo. Vì vậy, các shipper và consignee cần cân nhắc kỹ lưỡng khi quyết định sử dụng HBL hay MBL.

2.3 Phiếu đóng gói hàng hóa

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) là chứng từ thể hiện cách thức đóng gói của lô hàng. Ngoài ra, phiếu đóng gói còn chứa các thông tin chi tiết về lô hàng như trọng lượng, thể tích,...

Thông thường, shipper sẽ đóng gói theo yêu cầu tiêu chuẩn đóng gói của consignee đưa ra và cộng vào giá bán hàng hóa. Hoạt động đóng gói có thể sẽ được shipper thuê từ các công ty dịch vụ logistics (Forwarder) thực hiện.

2.4 Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ do người xuất khẩu phát hành. Văn bản này có tác dụng trong thanh toán quốc tế. Khi lô hàng đã được giao theo đúng điều kiện giao hàng trong hợp đồng thì bên bán có nghĩa vụ thanh toán theo như các điều khoản trong hóa đơn thương mại. Hóa đơn gồm những thông tin chi tiết về đơn giá bán, hàng hóa, tổng giá bán,...

Hóa đơn thương mại có các chức năng chính như:

• Thanh toán
• Tính thuế nhập khẩu
• Tính tiền bảo hiểm hàng hóa

Cùng với hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại là cơ sở để bên bán thu tiền của bên mua. Chính vì vậy, khi xảy ra tranh chấp hay kiện cáo, hóa đơn thương mại sẽ có vai trò rất quan trọng trong việc quy định nghĩa vụ thanh toán, số tiền cần phải thanh toán cho bên bán.

Nếu không thực hiện theo đúng hợp đồng và hóa đơn đã xuất, hai bên có thể sẽ giải quyết tại Trung tâm tòa án quốc tế.

2.5 Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là chứng từ dùng để kê khai chi tiết các thông tin về hàng hóa, phương tiện vận chuyển. Thông thường, tờ khai hải quan có thể được chủ hàng trực tiếp khai, hoặc công ty dịch vụ được ủy thác khai hộ.

Nếu các chủ hàng (shipper) không có đủ kiến thức, kinh nghiệm để thực hiện khai hải quan thì nên sử dụng các dịch vụ khai hộ hải quan. Việc sử dụng dịch vụ khai hộ từ các công ty logistics sẽ giúp các chủ hàng tránh tối đa các rủi ro khi thông quan. Bên cạnh đó, chi phí khai hải quan hộ cũng sẽ thấp hơn so với việc sử dụng nguồn lực của công ty để tự khai. Điều này vừa làm mất thời gian, vừa làm tốn chi phí cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ khai hải quan Alphatrans

2.6 Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Đây là chứng từ chứng minh nguồn gốc xuất xứ của một loại hàng hóa nào đó. Đối với những lô hàng có điểm đến khác nhau thì chủ hàng sẽ khai C/O theo các form khác nhau.

Ví dụ, khi xuất khẩu hàng từ Việt Nam qua khu vực ASEAN và Trung Quốc, chủ hàng phải khai C/O form E để được nhận ưu đãi về thuế.

Tương tự với khai hải quan, thủ tục làm C/O khá mất thời gian và chi phí nếu như chủ hàng không có kinh nghiệm. Vì vậy, các chủ hàng nên ưu tiên sử dụng dịch vụ từ các công ty logistics để tránh mất thời gian và chi phí.

2.7 Chứng thư kiểm dịch

Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) là văn bản do các cơ quan kiểm dịch động vật, thực vật phát hành. Đây là chứng từ đảm bảo rằng hàng hóa đã được kiểm dịch, tránh sự lây lan của mầm bệnh từ nước này qua nước khác.

Sau đây là các loại hàng phải được kiểm dịch trước khi xuất khẩu:

• Thực vật
• Các sản phẩm từ thực vật
• Các loại nấm
• Động vật
• Các sản phẩm từ động vật

Những loại hàng hóa trên trước khi xuất khẩu phải có chứng nhận kiểm dịch. Do đó, các chi phí để thực hiện và lấy chứng nhận kiểm dịch sẽ do chủ hàng chịu trách nhiệm.

2.8 Chứng thư hun trùng

Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate) là loại chứng từ cần có để đảm bảo rằng trong quá trình vận chuyển, hàng hóa đã được hun trùng và không có sự sinh sôi của vi khuẩn, côn trùng trong hàng hóa. Sau đây là các loại hàng cần được hun trùng khi xuất khẩu:

• Các loại hàng là chất hữu cơ: gạo, ngũ cốc, hạt điều, tiêu,...
• Đồ nội thất, trang trí, thủ công từ gỗ.
• Hàng được đóng trên pallet gỗ, kiện gỗ.

2.9 Phiếu hướng dẫn an toàn hóa chất (MSDS)

Đối với loại hàng hóa nguy hiểm, dễ cháy nổ như hóa chất, dầu,...không thể thiếu chứng từ MSDS ( Material safety data sheet). Đây là văn bản miêu tả rõ các thành phần có trong hóa chất. Khi có chứng từ này, chủ hàng sẽ có những phương án vận chuyển, bốc xếp nhằm đảm bảo an toàn cho cả hàng hóa và những bên liên quan.

Bộ chứng từ đầy đủ sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình thông quan hàng hóa. Vì vậy, hãy tìm hiểu thật kỹ về các loại chứng từ cần thiết cho những loại hàng hóa mà mình xử lý. Hy vọng bài viết đã thông tin đến bạn những kiến thức bổ ích. Chúc bạn đọc một ngày học tập và làm việc thật năng suất.